5 cách giúp tiết kiệm giấy trong văn phòng và trong phần mềm Microsoft Office

BVR&MT – Sử dụng công nghệ và hệ thống tốt hơn, sử dụng ít giấy hơn bằng cách sử dụng máy tính và các công nghệ khác một cách hiệu quả trong văn phòng cũng như trong gia đình. Tiết kiệm giấy giúp bảo vệ tài nguyên môi trường rất nhiều.

Sự phát triển của các phương tiện công nghệ thông tin ngày nay giúp cho các doanh nghiệp hoạt động với giấy ít hơn. Email, Internet, máy scan và tài liệu online có thể giảm thiểu việc sử dụng giấy, đồng thời còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Ước tính cho thấy có thể giảm lượng tiêu thụ giấy từ 10-30% bằng cách sử dụng hợp lý các công nghệ có sẵn.

Phần mềm quản lý công văn trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí văn phòng tối đa
  1. Cách sử dụng máy tính của bạn để giảm thiểu việc tiêu thụ giấy.
    – Sử dụng phương tiện điện tử để giao tiếp với khách hàng như: Thông cáo báo chí hay các hình thức truyền thông……
    – Sử dụng e-mail thay cho sổ ghi chép và fax để công bố các cuộc họp và truyền thông các sự kiện. Sử dụng danh sách e-mail nhóm để “phát” các tin nhắn quan trọng một cách hiệu quả và không tốn kém.
    – Để chỉnh sửa và xem lại tài liệu lớn hơn, hãy chuyển tài liệu trên USB hoặc bằng e-mail thay vì gửi bản in.
    – Sử dụng truyền thông điện tử cho các thư mục, biểu mẫu, bản tin, hướng dẫn sử dụng, báo cáo và lưu trữ khi có thể (không in chúng trừ khi không thật sự cần thiết).
    – Phát triển hay thiết kế websitedành riêng cho công ty hay cá nhân bạn nhằm đáp ứng cho các hoạt động kinh doanh hay khách hàng của bạn có những thông tin được yêu cầu thường xuyên.
    – Lưu tài liệu trong lưu trữ điện tử sử dụng phần mềm nén dữ liệu. Tiết kiệm được trên tủ hồ sơ và không gian
    – Sử dụng các giải pháp Internet của văn phòng cho phép truy cập vào các tài liệu quan trọng, các bài thuyết trình như cơ sở dữ liệu mở hoặc được bảo vệ bằng mật khẩu
    – Sử dụng các công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), như chuyển khoản tín dụng an toàn trên nền web và các mẫu đơn đặt hàng, để giảm nhu cầu sử dụng hoá đơn in, giấy tờ giao dịch và thư xác nhận cồng kềnh.
  2. Tận dụng tốt các tính năng trong sử dụng phần mềm Microsoft Excel.
    – Sử dụng tính năng sửa đổi trong phần mềm xử lý văn bản. Tận dụng các tính năng chỉnh sửa trên màn hình khi thay đổi văn bản dự thảo, sau đó gửi bản dự thảo mới về điện tử.
    Các tính năng tiết kiệm giấy đặc biệt trong Microsoft Excel
    – Sử dụng tính năng “Fit to Page” trong Microsoft Excel. Tính năng này tự động căn chỉnh lại đầu ra để in đồng đều trên một hoặc nhiều trang.
    – Sử dụng tính năng “Xem trước bản trước” để đảm bảo tài liệu được in trên chỉ một trang. Bạn cũng có thể muốn thay đổi hướng giấy (chân dung so với phong cảnh) cho các bảng tính lớn để có được nhiều cột hơn trên một trang.
  3. Tính năng tiết kiệm giấy đặc biệt trong Microsoft PowerPoint
    Trong PowerPoint, khi in thì nên chọn in “Handouts” chứ không nên chọn in “Slides”. Văn bản trong PowerPoint thường lớn, vì vậy nếu như bạn in bằng cách sử dụng tùy chọn “Slides”, thì máy sẽ in 1 tờ giấy cho mỗi trang. Nếu bạn cần chỗ để ghi chú thêm thì mới nên sử dụng cách in Slides, còn nếu không thì cách tốt nhất, nhanh nhất và tiết kiệm nhất là in “Handouts”.
    Ví dụ: Như trường hợp của Ngân hàng Bank of America đã áp dụng trong giai đoạn từ 2000-2004
    Ngân hàng lớn nhất Hoa Kỳ, giảm tiêu thụ giấy của mình một cách đáng kể khi áp dụng các hình thức thông qua Internet như:các báo cáo và biểu mẫu trực tuyến, e-mail, sao chép hai mặt và các giấy tờ nhẹ hơn. Tổng trọng lượng giấy được sử dụng cho hoạt động nội bộ giảm 32% trong 4 năm (trên một tỷ tờ giấy).
  4. Sử dụng các hệ thống thông tin tốt hơn.
    Thường thì chi phí liên quan đến giấy sẽ có sự liên quan chặt chẽ đến việc tổ chức thông tin trong văn phòng. Tiết kiệm lớn là khi một công ty có thể hệ thống toàn bộ và quy chuẩn lại việc lưu trữ thông tin của mình.
    Ví dụ: Các công ty có thể tiết kiệm chi phí bằng cách:
    – Tập trung các tệp tin, giảm danh sách phân phối và hợp nhất các biểu mẫu.
    – Định tuyến Memo và Bản tin.
    Nếu nó không thích hợp để truyền đạt một thông điệp bằng thư điện tử, thay vì làm bản sao cho mỗi người, hãy chuyển một bản sao quanh văn phòng.
    – Yêu cầu bên thứ 3 (đối tác) gửi ít bản sao hơn tới văn phòng của bạn.
    – Cung cấp một nửa khổ giấy cho các bản ghi nhớ và thư ngắn.
  5. Sử dụng phong bì hai chiều
    Điều này giúp tiết kiệm chi phí giấy, hàng tồn kho, kho bãi, xử lý, in ấn và ghi nhãn. In trực tiếp trên bao thư thay vì sử dụng nhãn.

Yến Trần (Dịch)
Theo: Staples